In caso di cessazione del rapporto di lavoro, l’indirizzo e-mail dell’ex dipendente deve essere chiuso. Inoltre, per evitare di perdere comunicazioni aziendali, il datore di lavoro è tenuto ad informare i terzi della chiusura, segnalando degli account aziendali utili per le comunicazioni da effettuare.

E’ il codice della privacy a vietare di tenere aperto l’account con il nome dell’ex lavoratore e a proibire l’inoltro automatico dei messaggi che arrivano a tale indirizzo nella casella di posta di un altro dipendente ancora in servizio. A confermarlo è anche il provvedimento n.456/2015 del Garante della privacy, che giunge dal reclamo di alcuni ex dipendenti di una società che contestavano il fatto che l’ex datore di lavoro avesse tenuto in piedi gli indirizzi di posta elettronica loro assegnati e avesse inserito la funzione di reindirizzo dei medesimi presso un utente dell' azienda. La società si è difesa sostenendo che, dopo le dimissioni dei lavoratori, ha tenuto aperti gli account aziendali degli ex dipendenti e ha trattato le e-mail in arrivo per scopi di tutela del patrimonio aziendale.

Secondo il Garante, la società nonha adottato una policy interna sull'utilizzo della posta elettronica aziendale ed, anzi, ha inoltrato automaticamente le comunicazioni ricevute all'indirizzo dell'ex dipendente ad un altro indirizzo aziendale, monitorandole per un periodo significativo, senza però informare gli ex dipendenti. Il Garante della privacy ha pertanto bocciato l'operato della società, ricordando che è onere del datore di lavoro informare con precisione il lavoratore su come può utilizzare gli strumenti aziendalie sui controlli a cui potrà andare incontro.