| L'accesso agli atti amministrativi in Italia ha una nuova regolamentazione: quella contenuta nel FOIA – Freedom Of Information Act entrato in vigore il 23 dicembre 2016.
La conseguenza principale è che ora tutti i cittadini possono accedere liberamente e gratuitamente agli atti e ai documenti della Pubblica Amministrazione, a prescindere da una specifica motivazione a sostegno della loro richiesta.
La trasparenza e la lotta alla corruzione, insomma, rubano il posto di primo piano alla privacy.
Titolari del diritto all'accesso
Come detto, la richiesta di accesso agli atti può essere fatta oggi da chiunque anche per pura curiosità, e quindi a prescindere da uno specifico interesse, senza necessità di fornire precise motivazioni e senza che ciò comporti alcun onere economico se non eventualmente quello per la riproduzione cartacea del documento richiesto.
Destinatari della richiesta
Tutti coloro che hanno interesse, per qualsiasi ragione, ad accedere a un atto amministrativo devono quindi farne richiesta alla PA rivolgendosi o all'URP dell'amministrazione di riferimento o al diverso ufficio che eventualmente è indicato sul sito internet di quest'ultima o, infine, direttamente all'ufficio presso il quale si trovano materialmente gli atti, i documenti o le informazioni di interesse.
L'istanza può essere presentata anche telematicamente.
Atti accessibili
In generale, la richiesta di accesso può avere ad oggetto tutti gli atti e i documenti delle pubbliche amministrazioni, sia statali, che regionali, che locali (ma non quelli di enti privati come fondazioni, società e così via).
Va precisato che, almeno astrattamente, non necessitano di un'esplicita richiesta di accesso le informazioni con riferimento alle quali le PP.AA. hanno già l'obbligo di pubblicazione nel proprio sito internet, alla sezione "amministrazione trasparente" (con la conseguenza che, se tale obbligo non è ottemperato, il cittadino deve rivolgersi al responsabile della prevenzione, della corruzione e della trasparenza).
Pregiudizio ad interessi pubblici o privati
In ogni caso, sebbene oggi il diritto di accesso agli atti amministrativi abbia contenuti più dilatati rispetto al passato, ciò non toglie che le pubbliche amministrazioni in determinati casi abbiano ancora il diritto, o meglio il dovere, di rifiutare l'istanza.
Il rifiuto, più in particolare, è necessario nel caso in cui l'accesso agli atti comporta un pregiudizio a interessi pubblici o a interessi privati.
Gli interessi pubblici ai quali ci si riferisce, nel dettaglio, sono il segreto di Stato, la sicurezza pubblica e l'ordine pubblico, le relazioni internazionali, la politica e la stabilità finanziaria ed economica dello Stato, la sicurezza nazionale, la difesa e le questioni militari, lo svolgimento regolare di attività ispettive e la conduzione di indagini su reati e il loro perseguimento.
Gli interessi privati idonei a giustificare il rifiuto di accesso agli atti, invece, vanno individuati nella protezione dei dati personali, nella libertà e nella segretezza della corrispondenza, in determinati interessi economici e commerciali di un singolo individuo o di una società (tra i quali la tutela della proprietà intellettuale, del diritto d'autore e dei segreti commerciali).
Obbligo di motivazione del rifiuto
In ogni caso, l'amministrazione che rifiuta una richiesta di accesso deve darne adeguata motivazione all'interessato.
Quest'ultimo, se non la condivide, può innanzitutto fare istanza di riesame al responsabile della prevenzione, della corruzione e della trasparenza, il quale è chiamato a dare riscontro con provvedimento motivato.
L'interessato può poi rivolgersi anche al TAR, per opporsi giudizialmente sia alla decisione della pubblica amministrazione alla quale si è rivolto che a quella del responsabile della prevenzione, della corruzione e della trasparenza.
Infine, nel caso in cui il destinatario dell'istanza rifiutata sia un'amministrazione regionale o locale è possibile ricorrere al difensore civico istituito nel proprio ambito territoriale o, ove assente, in quello immediatamente superiore.
Risposta entro 30 giorni
In generale, dinanzi ad un'istanza di accesso, l'amministrazione è tenuta a rispondere, positivamente o negativamente nei limiti sopra visti, entro il termine massimo di 30 giorni.
Se non vi provvede, vale la regola del silenzio-assenso e l'istanza deve considerarsi accolta.
In alcuni casi, però, il predetto termine è dilatato, con conseguente dilatazione anche del momento in cui la regola sopra citata produce le sue conseguenze. Ci si riferisce, in particolare, all'ipotesi in cui la richiesta crei potenzialmente danno ad altri soggetti, definiti controinteressati (si pensi, ad esempio, a coloro che precedono il richiedente nella graduatoria di un concorso pubblico).
Se essa si verifica, la PA deve comunicare la richiesta di accesso a tali soggetti, i quali avranno dieci giorni per opporsi.
Il termine di 30 giorni, quindi, resta sospeso e rinizia a decorrere dopo che è trascorso il periodo concesso ai controinteressati per l'opposizione.
Linee guida ANAC
A seguito dell'entrata in vigore del FOIA, l'ANAC – autorità garante anticorruzione ha redatto delle linee guida d'intesa con il garante della privacy al fine di fornire a tutti i cittadini e le PP.AA. delle regole operative per gestire al meglio la novità.
In particolare, in esse si è previsto tra le altre cose l'obbligo per tutte le amministrazioni di istituire un apposito ufficio per l'accesso civico, di formare un registro delle istanze e di aggiornare i propri regolamenti interni sulla conoscenza dei dati e dei documenti.
Con specifico riferimento alla privacy, si segnala che le linee guida hanno chiarito che, nel caso in cui sia a rischio la riservatezza di determinati individui, i documenti devono essere consegnati con i necessari omissis.
Il documento concordato tra ANAC e garante, infine, rileva per aver posto dei limiti che hanno in un certo ridimensionato il nuovo FOIA, tra i quali l'esclusione della rielaborazione di dati dal potenziale oggetto delle istanze di accesso.
Accesso agli atti: gli uffici competenti
La circolareattuativa entrata in vigore con la GU dello scorso 13 Luglio contiene dei fondamentali chiarimenti sugli uffici competenti, i tempi di decisione, i contro-interessati, i rifiuti non consentiti, il dialogo con i richiedenti e il registro degli accessi, relativamente alla nuova opportunità di accedere gratuitamente agli atti amministrativi.
Come presentare richiesta di accesso agli atti
L'aspetto più interessante della circolare, tuttavia, è costituito dall'enunciazione delle modalità di presentazione della richiesta di accesso.
In particolare, in assenza di alcuna condizione legale di ammissibilità, il dipartimento della funzione pubblica del consiglio dei ministri preclude il linea di principio la possibilità di dichiarare inammissibile una domanda di accesso generalizzato per motivi formali o procedurali, salvo il caso in cui l'oggetto della richiesta sia generico o meramente esplorativo e l'amministrazione abbia invano invitato il richiedente a ridefinire l'oggetto o a indicare elementi sufficienti a identificare i dati o i documenti di suo interesse. Inoltre, l'identificazione del richiedente va intesa come condizione di ricevibilità della richiesta.
Domande telematiche
Interessante, poi, è anche la previsione della circolare in forza della quale le domande presentate in via telematica sono valide ed equivalenti a quelle cartacee sottoscritte con firma autonoma solo se sono sottoscritte e presentate insieme alla copia del documento d'identità, sono trasmesse dal richiedente dalla propria casella di posta elettronica certificata, sono sottoscritte con firma digitale o se il richiedente è identificato con il sistema pubblico di identità digitale (SPID) o la carta di identità elettronica o la carta nazionale dei servizi.
Modelli per accesso agli atti e per il riesame
In ogni caso, per agevolare l'esercizio del diritto di accesso da parte dei cittadini, il dipartimento della funzione pubblica, nella circolare in commento, invita espressamente ciascuna pubblica amministrazione a rendere disponibili sul proprio sito istituzionale, nella pagina sull'«Accesso generalizzato» della sezione «Amministrazione trasparente» e con link nella home page, una serie di documenti, tra i quali anche due moduli standard utilizzabili per proporre, rispettivamente, una domanda di accesso generalizzato o una domanda di riesame.
Tuttavia, la scelta del cittadino di utilizzare un formato o un modulo diverso da quelli messi a disposizione dall'amministrazione non rende la domanda inammissibile né legittima il suo rigetto.
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